Le salarié qui veut bénéficier d’un congé individuel de formation doit présenter une demande d’autorisation d’absence à son employeur, sauf pour les salariés en CDD.

Quelle forme doit prendre la demande d’autorisation d’absence ?

La demande d’autorisation d’absence doit comporter :

• la date du début de la formation,
• la désignation de la formation
• la durée de la formation,
• le nom de l’organisme de formation (C. trav. art. R. 931-1).

Attention !
Si le salarié souhaite demander un financement à MEDIAFOR, il utilisera le dossier de demande de financement pour solliciter  l’autorisation d’absence.

Dans quel délai doit être demandée l’autorisation d’absence ?

La demande d’autorisation d’absence doit être formulée au plus tard cent vingt jours à l’avance, lorsqu’elle suppose une interruption continue de travail d’au moins six mois et, au plus tard soixante jours à l’avance lorsqu’elle concerne la participation à une action de formation d’une durée inférieure à six mois ou la participation à une action de formation à temps partiel.

Une présentation en dehors de ces délais autorise l’entreprise à refuser la demande de CIF.

Que peut-on répondre à une demande de CIF ?

Si le salarié remplit les conditions, le bénéfice du congé individuel de formation est de droit (C. trav. art. L. 931-6).

Vous ne pouvez refuser le CIF  que si les conditions requises pour son exercice ne sont pas remplies :

• le salarié n’a pas l’ancienneté requise,
• le salarié n’a pas respecté les délais de présentation de la demande,
• le délai de franchise n’est pas écoulé, 
• la formation a une durée supérieure à une année, 
• la durée de l’absence est supérieure à la durée de la formation,
• le calendrier de l’absence ne correspond pas à la durée de la formation.

Si les conditions du CIF sont respectées, le CIF ne peut être refusé.

Peut-on reporter un départ en CIF ?

Oui. Vous pouvez reporter le CIF pour deux raisons :

• le motif de service;
• le nombre de salariés absents au titre du CIF.

Dans quel cas peut-on reporter le CIF pour motif de service ?

Si vous estimez que l’absence du salarié pourrait être préjudiciable à la production et à la bonne marche de l’entreprise, vous pouvez reporter le départ en congé individuel (C. trav. art. L. 931-6).

La durée de ce report est plafonnée à neuf mois (C. trav. art. R. 931-3). Le report n’est pas systématiquement de neuf mois : la durée est fixée en fonction du motif du report.

Avant de notifier le report, vous devez consulter le comité d’entreprise ou les délégués du personnel (C. trav. art. L. 931-6). L’avis des représentants du personnel n’est que consultatif.

Le salarié peut-il contester la décision de report ?

Le salarié qui considère que le motif invoqué n’est pas justifié peut :

• vous demander  de revoir votre position ;
• solliciter les délégués du personnel pour présenter une réclamation ;
• saisir l’inspecteur du travail, qui a un rôle de conciliateur mais pas décisionnaire ;
• saisir le Conseil des Prud’hommes, seul habilité à prendre une décision en lieu et place de l’entreprise.

Qu’est-ce que le report pour cause d’absences simultanées ?

La possibilité de report pour absences simultanées au titre du CIF s’apprécie différemment selon la taille de l’établissement dans lequel vous travaillez :

• dans les établissements de deux cent salariés et plus, lorsque plusieurs salariés demandent un congé individuel de formation, l’employeur peut différer les demandes qui porteraient au-delà de 2 % des effectifs le nombre de salariés absents de manière simultanée au titre du congé individuel de formation (C. trav. art. L. 931-3) ;
  
• dans les établissements de moins de deux cent salariés, les demandes pourront être différées dès lors que le nombre d’heures de congés demandées dépasse 2 % des heures de travail effectuées dans l’année.

En outre, dans les entreprises de moins de 10 salariés, le congé peut être différé si un salarié est déjà absent au titre du congé individuel de formation (C. trav. art. L. 931-3). Toutefois, le nombre d’heures de congé auxquelles ont droit les salariés de ces établissements pourra être reporté sur demande d’un salarié d’une année sur l’autre sans que ce cumul puisse dépasser quatre ans (C. trav. art. L. 931-4).

Comment doit-on répondre à une demande de CIF ?

La réponse à une demande de CIF doit être apportée dans un délai de trente jours à compter de la date de réception de la demande pour apporter une réponse motivée (C. trav. art. R. 931-1). Si  vous n’avez pas répondu dans ce délai de trente jours, le congé est de droit.

La demande d’autorisation d’absence et la réponse de l’entreprise valent contrat, lequel ne peut être remis en cause que par un nouvel accord.

Comment les salariés en CDD peuvent-ils demander un CIF ?

En principe, le CIF-CDD se déroule à l’issue contrat à durée déterminée. Il n’y a donc pas de demande d’autorisation d’absence à formuler. La demande doit être présentée directement à MEDIAFOR (Demander un financement au titre du CIF).

Toutefois, à la demande du salarié, la formation peut être suivie, avec votre accord, en tout ou partie avant le terme du contrat de travail. Il ne s’agit que d’une possibilité : vous êtes libre de refuser sans avoir à justifier d’un motif particulier (C. trav. art. L. 931-14).

Les points de vigilance de la demande de CIF

Soyez attentif si vous recevez une demande de CIF :

• aux périodes d’interruption de la formation. Lorsque le salarié suit une formation qui s’interrompt pendant les congés scolaires ou qui est discontinue, l’autorisation d’absence est limitée aux périodes de formation. Vous devez donc prévoir soit la réintégration dans l’entreprise, soit la prise de congés ou bien des congés sans solde si vous vous mettez d’accord avec le salarié pour qu’il ne réintègre pas ;
  
• le CIF est un droit à l’absence qui est distinct de la possibilité de financement par MEDIAFOR. En cas de refus de financement, le salarié doit prévoir s’il suivra tout de même la formation ou non. Dans ce dernier cas, il doit conditionner l’autorisation d’absence à l’obtention du financement.